TENTANG
SISTEM INFORMASI,
ORGANISASI DAN STRATEGI
Dosen: Prof. Dr.
Ir. Hapzi Ali, MM, CMA
Dibuat oleh
: Yohana Premavari (55516120056)
UNIVERSITAS MERCU BUANA
Dalam dunia bisnis saat ini, sistem informasi mendukung semua proses bisnis yang ada
diperusahaan. Perusahaan akan selalu menggunakan sistem informasi untuk meningkatkan efisiensi serta
efektivitas operasional perusahaan dan juga mempermudah
manajemen dan menunjang proses pengambilan keputusan.
Pada perusahaan ditempat saya bekerja
saat ini, sistem informasi yang digunakan untuk mendukung aktivitas bisnis perusahaan
adalah aplikasi Ad1Sys.Online. Aplikasi
Ad1Sys.Online yang merupakan aplikasi on-line berbasis sentralisasi.
Ad1Sys.Online telah menjadi aplikasi usaha penting yang harus bekerja secara
optimal dan terus-menerus untuk mendukung operasional Perusahaan di seluruh jaringan
usaha mulai dari titik penjualan ke
titik pembayaran,tahap pelunasan pembiayaan sampai tahap pengambilan keputusan.
Rancangan program yang lepas menjadikan Ad1Sys.Online menjadi aplikasi yang
independen, tetapi memberikan kemudahan dan fleksibilitas serta kapasitas untuk
dikembangkan lebih lagi dalam waktu yang relatif singkat.
Ad1Sys.Online
memiliki kelengkapan yang dibutuhkan oleh jaringan usaha untuk melakukan
transaksi harian, serta laporan rutin yang bermanfaat untuk melakukan analisa
pendapatan dan risiko. Sistem atau modul-modul penting lainnya di dalam
Ad1Sys.Online dapat dijabarkan sebagai berikut: Modul Account Acquisition,
Account Management, Collection Management, Collateral Management, dan General Ledger System yang terintegrasi.
Sistem informasi akuntansi pada perusahaan tersedia
pada aplikasi Ad1Sys.Online, yang secara
khusus terdapat di modul General Ledger
System . Modul ini menyediakan
rangkuman data atas semua transaksi - transaksi
keuangan yang terjadi di seluruh cabang dan laporan keuangan cabang.
Adapun kekurangan sistem informasi perusahaan pada
aplikasi Ad1Sys.Online antara lain yaitu :
1. Integrasi
pengiriman data transaksi akuntansi sering mengalami keterlambatan/ delay.
Contohnya : Jurnal otomatis
rekening perantara pengiriman
dana tidak terbentuk pada hari yang sama di saat dilakukan transfer
dana dari pusat ke cabang.
2. Aplikasi
Ad1Sys.Online merupakan aplikasi yang sampai saat ini terus menerus dikembangkan untuk memenuhi seluruh aktivitas bisnis perusahaan
yang semakin tinggi dan dinamis, karenanya dibutuhkan sumber daya manusia yang dapat
menyesuaikan cepatnya perkembangan bisnis perusahaan dan teknologi informasi.
Sistem Informasi dan organisasi saling terkait satu
sama lain . Hal ini dikarenakan sebuah
organisasi pastinya membutuhkan informasi yang penting dan relevan untuk mengetahui
kinerja organisasi Sistem informasi dan
organisasi mempengaruhi satu sama lain. Sistem Informasi yang dibangun oleh
manajer untuk melayani kepentingan perusahaan bisnis. Pada saat yang sama,
organisasi harus menyadari dan terbuka untuk pengaruh sistem informasi untuk
mendapatkan keuntungan dari teknologi baru. (Hapzi Ali, 2017 ).
Teknologi informasi yang terus berkembang semakin
canggih dapat mendukung berbagai
aktivitas organisasi. Teknologi informasi
dipakai dalam sistem informasi organisasi untuk menyediakan informasi bagi para
pemakai dalam rangka pengambilan keputusan. Sejak organisasi menggunakan
sistem informasi berbasis teknologi dalam semua aktivitas mulai dari pemrosesan
data hingga menghasilkan output yang organisasi butuhkan, penggunaan teknologi
informasi dalam organisasi bisnis terus mengalami pertumbuhan yang pesat.
1.
Dampak
Implementasi Sistem Informasi Bagi Organisasi
Sistem informasi sudah menjadi hal
yang tidak terpisahkan bagi organisasi. Sistem informasi sangat terlibat pada operasi peusahaan dari menit ke menit dan
membantu dalam pembuatan keputusan pada
organisasi besar. Selama beberapa dekade terakhir, sistem informasi secara
fundamental telah mengubah ekonomi organisasi dan meningkatkan kemungkinan
mengelola pekerjaan.
Dampak implementasi
sistem informasi bagi organisasi antara lain yaitu :
a.
IT Meratakan Organisasi
Peneliti perilaku telah berteori bahwa
teknologi informasi memfasilitasi perataan hierarki dengan memperluas
distribusi informasi untuk memberdayakan karyawan tingkat rendah dan
meningkatkan efisiensi manajemen. IT
mendorong hak pengambilan keputusan yang lebih rendah dalam organisasi karena karyawan
tingkat bawah menerima informasi yang mereka butuhkan untuk membuat keputusan
tanpa pengawasan. Sistem informasi dapat mengurangi jumlah tingkatan dalam
suatu organisasi dengan menyediakan manajer dengan informasi untuk mengawasi
sejumlah besar pekerja dan dengan memberikan lebih banyak otoritas pengambilan
keputusan karyawan tingkat bawah (Hapzi
Ali, 2017)
b.
Mempunyai
Dampak Ekonomi bagi Perusahaan
Teknologi informasi
mengubah balik biaya relatif modal
maupun biaya informasi. Adanya penurunan biaya , teknologi informasi
dapat menggantikan bentuk modal –modal usaha yang dimiliki perusahaan seperti
gedung dan mesin, yang tetap relatif mahal. Manager dapat meningkatkan investasi pada TI karena
penurunan biaya adalah hal yang relatif terhadap investasi modal lain.
c.
Komunikasi
Non Fisik
Komunikasi yang dilakukan pada
organisasi adalah melakukan pertemuan secara fisik . Dalam melibatkan pertemuan
secara fisik sering kali terkendala apabila posisi masing –masing personal
organisasi yang ingin bertemu saling berjauhan
sehingga untuk permasalahan atau hal –hal yang bersifat penting sering kali memerlukan penyelesaian yang cepat dalam
pengambilan keputusannya. Komunikasi yang memerlukan pertemuan secara fisik
tentunya akan menjadi penghambat.
Dengan adanya sistem informasi dan
telekomunikasi yang semakin canggih organisasi saat ini mampu kendala ini.
Tanpa harus bertemu secara fisik setiap personal dalam organisasi bisa
berkomunikasi satu dengan yang lainnya tanpa terikat jarak dan waktu.
2.
Model rantai
nilai guna membantu aktivitas bisnis dalam mengidentifikasi peluang untuk
aplikasi sistem informasi strategis.
Rantai nilai (value chain) adalah rangkaian kegiatan yang dilakukan suatu perusahaan untuk
menghasilkan produk atau jasa. Konsep
ini dipopulerkan oleh Michael
Porter pada
buku Competitive
Advantage: Creating and Sustaining Superior Performance (1985). Fokus
utama dalam rantai nilai terletak pada keuntungan yang ditambahkan kepada
konsumen, .
Rantai nilai
menampilkan nilai keseluruhan, dan terdiri dari aktivitas nilai dan marjin.
Aktivitas nilai merupakan aktivitas nyata secara fisik dan teknologi yang
dilakukan perusahaan. Yaitu dengan membangun blok dimana perusahaan menciptakan
sebuah produk yang berharga bagi pembelinya. Marjin merupakan selisih antara
nilai total dan biaya kolektif yang dilakukan dari aktivitas nilai. Marjin
dapat diukur dalam berbagai cara. Saluran pemasok dan rantai nilai juga
mencakup marjin yang penting untuk dipisahkan dalam memahami sumber posisi
biaya perusahaan, karena saluran pemasok dan marjin merupakan bagian dari total
biaya yang ditanggung pembeli.
Aktivitas nilai dapat dicabangkan menjadi dua tipe
yang luas, aktivitas primer dan aktivitas pendukung. Aktivitas primer meliputi
penciptaan fisik produk dan penjualannya dan perpindahan kepada pembeli serta
bantuan pasca penjualan. Aktivitas pendukung mendukung aktivitas primer dan
satu sama lain dengan memberikan input pembelian, teknologi, sumber daya
manusia, dan fungsi berbagai perusahaan secara luas.
Analisis rantai nilai memperlihatkan organisasi
sebagai sebuah proses yang berkelanjutan dalam kegiatan penciptaan nilai.
Analisis dilakukan dengan cara mempelajari potensi penciptaan nilai. Porter
membagi aktivitas-aktivitas kedalam dua kategori.
Pertama adalah primary activities (aktivitas primer),
yaitu aktivitas yang berkaitan dengan penciptaan fisik produk, penjualan dan
distribusinya ke para pembeli, dan layanan setelah penjualan. Aktivitas ini
terdiri dari inbound logistics (logistik ke dalam), operations (kegiatan
operasi), outbound logistics (logistik ke luar), marketing and sales (pemasaran
dan penjualan), servis (pelayanan). Kedua adalah support activities (aktivitas
pendukung), yaitu aktivitas yang menyediakan dukungan yang diperlukan bagi
berlangsungnya aktivitas primer. Aktivitas ini terdiri dari procurement
(pembelian/pengadaan), technology development (pengembangan teknologi), human
resource management (manajemen sumber daya manusia) dan firm infrastructure
(infrastruktur perusahaan).
Model rantai nilai potter ini mengidentifikasi
spesifik, daya ungkit kritis di mana perusahaan dapat menggunakan sistem
teknologi informasi yang paling efektif untuk meningkatkan posisi kompetitif dan merupakan alat analisis yang berguna untuk
mendefinisikan kompetensi inti perusahaan di mana perusahaan dapat mengejar
keunggulan kompetitif.
Empat stategis
kompetitif yang dapat dijalankan dengan menggunakan sistem informasi strategis
perushaan, yang dapat dicapai perusahaan adalah
1.
Keunggulan
Biaya: dengan lebih baik memahami biaya dan menekannya keluar dari aktivitas
penambahan nilai.
2.
Differensiasi:
dengan berfokus pada aktivitas-aktivitas yang berhubungan dengan kompetensi
inti dan kemampuan untuk melakukannya lebih baik daripada pesaing.
3.
Strengthen custumer and supplier intimacy : (Memperkuat pelanggan dan kedekatan
pemasok ) hubungan yang kuat dengan pelanggan dan
pemasok meningkatkan biaya switching (biaya beralih dari satu produk ke produk
pesaing), dan loyalitas kepada perusahaan Anda.
4.
Focus on market niche : fokus pada produk atau
jasa yang khusus ditujukan untuk memuaskan kebutuhan pasar secara spesifik dan melayani
sasaran pasar yang lebih sempit lebih baik
daripada pesaing
3.
Sistem informasi
membantu bisnis untuk mencapai keunggulan kompetitif
sistem informasi dalam bisnis sangat penting dalam memberikan dukungan dalam efektivitas strategi perusahaan agar dapat
mencapai keunggulan kompetitif. Peran strategi informasi ini melibatkan penggunaan
teknologi informasi untuk mengembangkan berbagai produk, layanan, dan kemampuan
yang memberikan perusahaan keunggulan besar atas tekanan kompetitif dalam pasar
bisnis global
Sistem informasi strategis saat ini dimanfaatkan untuk membantu perusahaan agar
perusahaan dapat bertahan hidup dan berhasil dalam jangka panjang menghadapi semua tekanan kompetitif yang
membentuk struktur persaingan dalam perusahaan.
1.
Model Kekuatan Kompetitif Porter
Dalam model kekuatan kompetitif Porter, posisi strategis perusahaan dan
strategi yang ditentukan tidak hanya oleh persaingan dengan kompetitor langsung
tradisional, tetapi juga oleh empat kekuatan lain di lingkungan industri:
1.
pemain
baru,
2.
produk
pengganti,
3.
pelanggan,
dan
4.
pemasok.
Ada beberapa strategi yang dapat digunakan
mencapai keunggulan kompetitif :
1.
Strategi
dalam Biaya
Menjadi produsen produk
dan jasa yang biaya yang kompetitif dan rendah dalam industri.
2.
Strategi
Diferenssiasi produk
Mengembangkan berbagai
cara untuk melakukan diferensiasi produk dan jasa perusahaan dari para
pesaingnya atau mengurangi keunggulan diferensiasi para pesainnya.
3.
Strategi
inovasi
Mengembangkan produk dan jasa yang lebih
inovatif dan unik
4.
Strategi memperkuat pelanggan dan kedekatan
pemasok
Membuat
hubungan bisnis antara pelanggan, pemasok, dan pihak –pihak yang lainnya
semakin kuat dan saling bersinergi.
2.
Dampak Internet Pada Keunggulan Kompetitif
Internet juga
menciptakan kesempatan baru untuk membangun merek dan membangun dasar pelanggan
yang sangat besar dan setia yang bersedia membayar premium terhadap merk
tersebut, contohnya Yahoo!, eBay, BlueNile, Red Envelope, Overstock.com,
Amazon.com, Google, dan masih banyak lagi.
3.
Model Rantai Nilai Bisnis (Industry
Value Chain)
Model ini menyoroti
strategi kompetitif dan sistem informasi memiliki pengaruh yang kuat. DImana
memandang perusahaan sebagai serangkaian aktivitas utama dan pendukung yang
menambahkan nilai pada barang dan jasa perusahaan. Aktivitas utama terkait
secara langsung dengan produksi dan distribusi, sementara aktivitas pendukung,
memungkinkan pengiriman aktivitas utama. Rantai nilai perusahaan terhubung ke
rantai nilai pemasok, distributor, dan pelanggannya.
Salah satu perluasan
dari Value Chain yaitu Nilai web . Nilai
web adalah sistem jaringan yang dapat melakukan sinkronisasi rantai nilai mitra
bisnis dalam industri untuk merespon dengan cepat terhadap perubahan penawaran
dan permintaan
4.
Tantangan yang
ditimbulkan oleh sistem informasi strategis
1. Tantangan
Investasi
Sistem informasi sebagai investasi yang
memproduksi nilai bagi perusahaan. Ditunjukkan bahwa tidak semua perusahaan menyadari nilai
yang kembali (good return) dari investasi sistem informasi tersebut.
2. Tantangan
Strategi Bisnis
Selain investasi TI yang berat, banyak
organisasi tidak menyadari nilai bisnis yang penting dari sistem informasi mereka,
karena mereka kurang –atau gagal untuk menghargai – aset komplemen yang
diperlukan agar dapat menggunakan aset teknologi mereka untuk bekerja. Kekuatan dari komputer hardware
dan software tumbuh lebih cepat daripada kemampuan organisasi untuk
mengaplikasikan dan menggunakan teknologi tadi
3. Tantangan
Globalisasi
Pertumbuhan yang cepat dalam perdagangan
internasional dan timbulnya ekonomi global memerlukan sistem informasi yang dapat mendukung produksi dan menjual
produk/barang (goods) di berbagai negara yang berbeda.
4. Tantangan
Infrastruktur IT
Bagaimana
organisasi dapat membangun infrastruktur TI yang dapat mendukung tujuan mereka,
apabila kondisi bisnis dan teknologi dirubah secara cepat. Banyak perusahaan
dibebani dengan program (platform)
TI yang mahal dan tidak terpegang yang tidak dapat beradaptasi pada inovasi dan
perubahan. Sistem informasi mereka sangat
kompleks dan rapuh serta tindakan mereka merupakan hambatan bagi strategi dan
pelaksanaan bisnisnya. Menanggapi tantangan bisnis dan teknologi baru mungkin
membutuhkan pendesainan kembali organisasi dan perlu membangun suatu infrastruktur
IT baru
5. Tantangan Etika dan Keamanan
Tantangan Tanggung jawab dan Kontrol: bagaimana organisasi dapat menjamin bahwa
sistem mereka akan digunakan secara etis dan merupakan tanggung jawab sosial.
DAFTAR PUSTAKA
Hapzi
Ali, 2017, Modul perkulihan Sistem Informasi dan Pengendalian Internal,
Jakarta.
Faishal,
Rahman, 2015, Sistem Informasi, Organisasi, dan Strategi: http://faishalrachmanf.blog.upi.edu/2015/10/04/sistem-informasi-organisasi-dan-strategi,
diakses tanggal 19 Maret 2017.
Dwi,
Santoso, 2015, Pengaruh Teknologi Informasi Terhadap Organisasi : http://agricultureofbisnis.blogspot.co.id/2015/10/pengaruh-teknologi-informasi-terhadap.html , diakses tanggal 19 Maret 2017.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar