Siklus Proses Bisnis Review Atas Proses Bisnis Utama Dalam Perusahaan Manufaktur
Nama : Yohana Premavari
Executive
Summary Siklus proses bisnis Review atas proses bisnis utama dalam perusahaan
manufaktur
Proses Bisnis
Proses bisnis adalah
satu set aktivitas yang terkait secara logis yang menentukan bagaimana
pekerjaan-pekerjaan tertentu dilakukan. Proses bisnis juga merepresentasikan
cara unik suatu organisasi mengkoordinasikan pekerjaan
Proses bisnis adalah suatu kumpulan
aktivitas atau pekerjaan terstruktur yang saling terkait untuk menyelesaikan
suatu masalah tertentu atau yang menghasilkan produk atau layanan (demi meraih
tujuan tertentu).
1.
Siklus
produksi:
Aktivitas produksi pada umumnya adalah
aktivitas mengubah bahan baku menjadi bahan jadi. Hal ini hanya terjadi pada
perusahaan manufaktur (industri). Siklus produksi memiliki rangkaian aktivitas
yang di selenggarakan secara bertahap.
Aktivitas-Aktivitas Siklus Produksi
Ada empat aktivitas dasar dalam siklus produksi
:
a.
Perancangan Produk
b.
Perencanaan dan Penjadwalan
c.
Operasi Produksi
d.
Akuntansi Biaya
Perancangan Produk (Aktivitas 1)
•
Langkah pertama dalam siklus produksi
adalah Perancangan produk.
•
Tujuan aktivitas ini adalah untuk merancang
sebuah produk yang memenugi permintaan dalam hal kualitas, ketahanan, dan
fungsi, dan secara simultan meminimalkan biaya produksi.
Perencanaan dan Penjadwalan (aktivitas 2)
•
Langkah kedua dalam siklus produksi adalah
perencanaan dan penjadwalan.
•
Tujuan dari langkah ini adalah
mengembangkan rencana produksi yang cukup efisien untuk memenuhi pesanan yang
ada dan mengantisipasi permintaan jangka pendek tanpa menimbulkan kelebihan
persediaan barang jadi.
Operasi Produksi (Aktivitas 3)
•
Computer-Integrated Manufacturing (CIM) adalah
penggunaan berbagai bentuk TI dalam proses produksi, seperti robot dan mesin
yang dikendalikan oleh kompute, untuk mengurangi biaya produksi.
•
Setiap perusahaan membutuhkan data mengenai
4 segi berikut ini dari operasi produksinya :
1.
Bahan baku yang digunakan
2.
Jam tenaga kerja yang digunakan
3.
Operasi mesin yang dilakukan
4.
Serta biaya overhead produksi lainnya yang
terjadi
Akuntansi Biaya (Aktivitas 4)
•
Langkah terakhir dalam siklus produksi
adalah akuntansi biaya.
•
Apakah tiga tujuan dasar dari sistem akuntansi
biaya itu ?
1.
Untuk memberikan informasi untuk
perencanaan, pengendalian, dan penilaian kinerja dari operasi produksi
2.
Memberikan data biaya yang akurat mengenai
produk untuk digunakan dalam menetapkan harga serta keputusan bauran produk.
3.
Mengumpulkan dan memproses informasi yang
digunakan untuk menghitung persediaan serta nilai harga pokok penjualan yang
muncul di laporan keuangan perusahaan.
Apakah ancaman-ancamannya ?
ü Transaksi
yang tidak diotorisasi
ü Pencurian
atau pengrusakan persediaan dan aktiva tetap
ü Kesalahan
pencatatan dan posting
ü Kehilangan
data
ü Masalah
tidak efisien dan pengendalian kualitas
Apakah prosedur pengendalian itu ?
ü Ramalan
penjualan yang akurat dan catatan persediaan
ü Otorisasi
produksi
ü Larangan
akses ke program perencanaan produksi dan ke dokumen pesanan produksi yang
kosong
ü Tinjauan
dan persetujuan biaya aktiva moda
2.
Siklus
HRD atau manajemen SDM:
Apakah aktivitas-aktivitas dasar yang dilakukan
dalam siklus manajement SDM
?
1. Perbarui File Induk Penggajian
2. Perbarui Tarif dan Pemotongan pajak
3. Validasi Data Waktu dan Kehadiran
4. Mempersiapkan Penggajian
5. Membayar Gaji
6. Hitung Kompensasi dan Pajak yang Dibayar
Perusahaan
7. Keluarkan Pajak Penghasilan dan Potonagn
Lain-Lain
Perbarui File Induk Penggajian (Aktivitas
1)
•
Aktivitas pertama dalam siklus manajemen
sumber daya manusia / penggajian melibatkan pembaruan file induk penggajian
untuk mencerminkan berbagai jenis perubahan penggajian seperti: mempekerjakan
orang baru, pemberhentian, perubahan tingkat gaji, atau perubahan dalam
pengurangan diskresi.
•
Merupakan hal yang penting untuk
diperhatikan bahwa semua perubahan penggajian dimaksudkan tepat pada waktunya
dan secara tepat ditampilkan dalam periode pembayaran berikutnya.
Perbarui Tarif dan Pemotongan pajak
(Aktivitas 2)
•
Aktivitas kedua dalam siklus manajemen
sumber daya manusia / penggajian adalah memperbarui informasi mengenai tarif
dan pemotongan pajak lainnya.
•
Perubahan tersebut terjadi ketika bagian
penggajian menerima pembaruan mengenai perubahan dalam tarif pajak dan
pemotongan gaji lainnya dari berbagai unit pemerintah dan perusahaan asuransi.
Validasi Data Waktu dan Kehadiran
(Aktivitas 3)
•
Aktivitas ketiga dalam siklus penggajian
adalah memvalidasi data waktu dan kehadiran pegawai.
•
Informasi ini datang dalam berbagai bentuk,
bergantung pada status pembayaran pegawai.
Mempersiapkan Penggajian (Aktivitas 4)
•
Aktivitas keempat dalam siklus penggajian
adalah mempersiapkan penggajian.
•
Data mengenai jam kerja diberikan dari
departemen tempat pegawai bekerja..
•
Informasi tingkat gaji didapat dari file
induk penggajian.
•
Orang yang bertanggunjawab membuat cek
pembayaran tidak dapat membuat rekord baru ke file ini.
Membayar Gaji (Aktivitas 5)
•
Aktivitas kelima adalah pembayaran yang
sesungguhnya atas cek gaji ke pegawai.
•
Sebagian besar pegawai dibayar dengan
menggunakan cek atau dengan penyimpanan langsung gaji bersih ke rekening bank
pribadi mereka.
Hitung Kompensasi dan Pajak yang Dibayar
Perusahaan (Aktivitas 6)
•
Perusahaan membayar beberapa pajak
penghasilan dan kompensasi pegawai secara langsung
•
Hukum federal dan negara bagian juga
mensyaratkan perusahaan untuk memberikan kontribusi dalam persentase tertentu
ke setiap gaji kotor pegawai, hhingga ke batas maksimum tahunan, untuk dana
asuransi kompensasi pengangguran federal dan negara bagian.
•
Perusahaan sering kali memberikan
kontribusi atau menanggung keseluruhan pembayaran premi asuransi kesehatan,
cacat, dan jiwa untuk para pegawai.
Keluarkan Pajak Penghasilan dan Potonagn
Lain-Lain (Aktivitas 7)
•
Aktivitas terakhir dalam proses penggajian
membayar kewajiban pajak penghasilan dan potongan sukarela lainnya dari setiap
pegawai.
•
Organisasi harus secara periodik membuat
cek atau menggunakan transfer dana secara elektronis untuk membayar berbagai
kewajiban pajak yang terjadi.
3.
Siklus
pendapatan:
Aktivitas Bisnis Siklus Pendapatan
Siklus pendapatan adalah rangkaian
aktivitas bisnis dan kegiatan pemrosesan informasi terkait yang terus berulang
dengan menyediakan barang dan jasa ke para pelanggan dan menagih kas sebagai
pembayaran dari penjualan-penjualan tersebut.
• Apa sajakah dari empat aktivitas dasar
bisnis yang dilakukan dalam siklus pendapatan ?
1 Entri pesanan penjualan
2 Pengiriman
3 Penagihan dan Piutang Usaha
4 Penagihan Kas
Aktivitas Bisnis Siklus Pendapatan:
ü Entri
Pesanan Penjualan
Proses entri pesanan penjualan mencakup
tiga tahap:
1. Mengambil pesanan dari pelanggan
2. Memeriksa dan menyetujui kredit
pelanggan
3. Memeriksa ketersediaan persediaan
ü Pengiriman
Aktivitas dasar kedua dalam siklus
pendapatan adalah memenuhi pesanan pelanggan dan mengirimkan barang dagangan
yang diinginkan tersebut, proses ini terdiri dari dua tahap:
1. Mengambil dan mengepak pesanan
2. Mengirim pesanan tersebut
ü Penagihan
dan Piutang Usaha
Aktivitas dasar ketiga dalam siklus
pendapatan, melibatkan:
1. Penagihan ke para pelanggan
2. Memelihara data piutang usaha
ü Penagihan
Kas
Langkah keempat (terakhir) dalam siklus
pendapatan adalah penagihan kas, melibatkan:
1. Menangani kiriman uang pelanggan
2. Menyimpannya ke bank
4.
Siklus
buku besar dan pelaporan
Siklus buku besar umum dan pelaporan
keuangan, menyediakan informasi untuk serangkaian laporan keuangan mengenai
suatu lingkungan akunting.
Semua sistem buku besar umum harus
melaksanakan :
1. Mengumpulkan data transaksi
2. Memproses arus masuk transaksi
3. Menyimpan data transaksi
4. Melakukan pengendalian akunting
5. Menyediakan laporan keuangan
6. Mengklasifikasikan dan mengkodekan data
dan perkiraan transaksi
Sumber Data dan Masukan
Sistem buku umum menerima masukan dari
berbagai macam sumber.
Sumber-sumber masukan buku besar umum
adalah transaksi-transaksi keuangan yang secara tradisional telah dimasukkan ke
dalam buku besar umum, yaitu :
• Tranaksi tidak rutin yang terjadi selama
periode akunting.
• Transaksi penyesuaian akhir periode yang
: (a) berulang dan (b) tidak berulang.
• Transaksi balikan (Reversing
transaction).
Bentuk-Bentuk Masukan
• Sistem Manual . Dokumen sumber primer
bagi system buku besar umum adalah lembar jurnal buku besar umum yang secara
umum menggantikan lembar jurnal umum. Lembar jurnal biasanya disiapkan untuk
setiap transaksi tidak rutin, penyesuaian, dan balikan. Lembar jurnal sering
disapkan untuk meringkaskan hasil setumpuk transaksi rutin yang telah
dimasukkan ke jurnal-jurnal khusus secara manual.
• Sistem Berdasarkan Komputer . Bentuknya
berbeda dengan bentuk yang digunakan pada sistem manual.
Arus dan Pemrosesan Data
Dalam sistem tradisional, data transaksi
mengalir ke dalam jurnal (baik jurnal khusus maupun jurnal umum), kemudian
dibukukan ke buku besar pembantu, dan akhir dibukukan ke buku pembantu dan
akhirnya dibukukan ke buku besar umum.
Dalam sistem berdasarkan komputer, data
transaksi dimasukkan ke dari formulir dan untuk sementara disimpan di pita
magnetik atau dipiringan magnetik.
Data Base
Data base yang menyangkut sistem buku besar
umum dan pelaporan keuangan berisikan berbagai arsip induk, arsip transaksi,
dan arsip riwayat. Disamping data keuangan mengenai status berjalan dan
peristiwa-peristiwa yang lalu, data base juga memuat data yang dianggarkan yang
berkaitan dengan operasi dan status masa depan yang direncanakan. Walaupun
kandungan dan juga komposisi persisnya akan berbeda untuk setiap perusahaan
arsip-arsip berikut cukup mewakili :
1. Arsip Induk Buku Besar Umum
2. Arsip Riwayat Buku Besar Umum
3. Arsip Induk Pusat Tanggungjawab
4. Arsip Induk Anggaran
5. Arsip Format Lapangan Keuangan
6. Arsip Lembar Jurnal Berjalan
7. Arsip Riwayat Lembar Jurnal.
Pengendalian Akunting
Sistem buku besar umum diharapkan
menyediakan laporan-laporan yang andal bagi berbaga macam pengguna. Maka dari
itu, sistem ini harus secara independent harus memeriksa sistem-sitem
pemrosesan transaksi komponen, secara cermat memantau rangkaian transaksi
non-rutin yang diterimanya dan secara akurat mencatat dan membukukan data dari
semua transaksi.
5.
Siklus
Pengeluaran
Siklus Pengeluaran adalah aktivitas bisnis
yang berulang dan operasi pemrosesan data yang terkait dengan pembelian dan pembayaran
barang dan jasa.
Tujuan utama siklus pengeluaran adalah
untuk meminimalkan biaya total untuk pembelian dan pemeliharaan persediaan,
pasokan, dan berbagai jasa yang diperlukan untuk menjalankan organisasi
Siklus pengeluaran (Menurut Marshall B Roomney)
adalah rangkaian kegiatan bisnis dan operasional pemrosesan data terkait yang
berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa. Tujuan utama
dalam sistem pengeluaran adalah untuk meminimalkan biaya total memperoleh dan
memelihara persediaan, perlengkapan, dan berbagai layanan yang dibutuhkan
organisasi untuk berfungsi.
Tiga fungsi dasar SIA dalam siklus
pengeluaran:
1.Memperoleh dan memproses data mengenai
berbagai aktivitas bisnis
2.Menyimpan dan mengatur data untuk
mendukung pengambilan keputusan
3.Menyediakan fungsi pengendalian untuk
memastikan keandalan data dan penjagaan atas sumber daya organisasi
Pembelian
Fungsi yang terkait dengan proses pembelian
:
a. Gudang/Bagian
Lain
b. Pembelian
c. Penerimaan
d. Hutang
Dagang
e. Kasir/Pembayaran
a. Gudang
Pembelian
terjadi karena adanya permintaan barang/bahan dari suatu bagian atau gudang
karena persediaan yang ada habis. Bagian manapun dalam suatu organisasi dapat
melakukan permintaan pembelian dengan mengeluarkan Surat Permintaan Pembelian
(Purchase Requisition/PR). Jika pesanan sudah datang dan sudah diperiksa oleh
bag. Penerimaan, bag, Gudang akan menerima laporan penerimaan untuk disetujui,
jika sudah disetujui maka laporan penerimaan barang tersebut akan diberikan ke
bag. Pembelian.
b. Pembelian
Bagian
pembelian yang menerima PR kemudian menerbitkan Purchase Order (PO) untuk
dikirim ke pemasok terpilih. Selain dikirim ke pemasok, tembusannya dikirim ke
bag. Penerimaan dan bag. Hutang Dagang.
c. Bagian
Penerimaan
Bag.
Penerimaan bertanggung jawab memeriksa kondisi barang yang diterima dan
menyesuaikan antara Bill of Ladding yang terdapat pada barang yang dikirim
dengan barang yang dipesan pada PO. Setelah diperiksa dan dibandingkan maka
bag. Penerimaan harus membuat Laporan Penerimaan dan diberikan kepada bag.
Gudang untuk meminta persetujuannya.
d. Bagian
Hutang Dagang
Bagian
Hutang Dagang menerima nota penerimaan, PO, PR, dan Faktur untuk dibandingkan
dan kemudian membuat voucher pengeluaran kas yang akan diberikan kepada bagian
Kasir. Selain kegiatan diatas dia juga melakukan kegiatan pencatatan kedalam
jurnal dan buku besar.
e. Bagian
Kasir
Setelah
menerima voucher yang dilampiri oleh 4 dokumen dari bag. Hutang Dagang, Bag.
Kasir mengeluarkan cek untuk pembayaran hutang.
Aplikasi Pembelian Dalam Lingkungan PDE
Pengumpulan data
Sama seperti siklus penjualan, semua data
yang akan masuk ke dalam sistem harus di ubah menjadi machine readable form.
Ada beberapa cara dalam mengumpulkan data, antara lain : semua dokumen PR
dikumpulkan dan diberikan kepada seorang pegawai PDE untuk dientry atau tiap
bagian mempunyai komputer on-line yang digunakan untuk mengisi PR secara
on-line, atau yang lebih canggih, komputer dapat secara langsung membuat PR
jika mendeteksi adanya kekurangan persediaan di Gudang.
Untuk bagian penerimaan juga diperlukan
perubahan data, caranya adalah menempatkan unit komputer on-line di bag.
Penerimaan. Jika barang datang, petugas hanya memasukkan no. PO kemudian
mencocokkan dengan barang yang diterima dan membuat beberapa perubahan yang
perlu.
Untuk bagian penagihan sama, cara yang
paling efektif adalah petugas memasukkan no. PO ke dalam sistem, kemudian
sistem akan terhubung ke file PO dan file Penerimaan, sehingga komputer akan
dapat menampilkan isi dari suatu faktur. Kemudian petugas membandingkannya
dengan faktur yang diterima dan membuat beberapa perubahan faktur yang
ditampilkan oleh komputer.
Pemrosesan awal data
Semua data yang ada dimasukkan ke dalam
sistem, digabungkan, diurut, dan di edit untuk kemudian di validasi.
Pemrosesan lanjut
Jika semua sudah valid dan beberapa
perubahan yang perlu sudah dilaksanakan, maka bag. Pembelian memasukkan kode
untuk mensahkan PR dan kemudian mencetak PO. Cara yang sama dilakukan pada bag.
Penerimaan. Begitu pula bag. Hutang Dagang, disana faktur di cek setelah itu
disahkan dengan memasukkan kode tertentu.
Update data
Dalam pemrosessan batch maupun on-line,
tiap-tiap kelompok data transaksi dimasukkan kedalam suatu file transaksi.
Untuk dok. PR, PR yang telah disahkan di
update ke file inventory (untuk merubah data pada field “barang sedang
dipesan”).
Untuk Laporan Penerimaan di update ke file
pemasok (untuk melihat kinerja pemasok), dan file inventori (untuk menambahkan
jumlah persediaan).
Pengendalian internal utama dalam siklus pengeluaran
berdasarkan prosedur pengendalian yang dispesifikasikan dalam SAS 78, yaitu:
AKTIVITAS
PENGENDALIAN
|
SISTEM
PEMROSESAN PEMBELIAN
|
SISTEM
PENGELUARAN KAS
|
Otorisasi
Transaksi
|
Pengendalian
persediaan
|
Bagian
utang usaha mengotorisasi pembayaran
|
Pemisahan
Pekerjaan
|
Pengendalian
persediaan dipisahkan dari bagian pembelian dan penyimpanan persediaa. Buku
besar utang usaha terpisah dari buku besar
|
Pisahkan
bagian buku besar pembantu utang usaha, pengeluaran kas, dan buku besar
|
Supervisi
|
Buku
besar utang usaha terpisah dari buku besar.
Bagian
penerimaan
|
Pisahkan bagian buku besar
pembantu utang usaha, pengeluaran kas dan buku besar.
|
Buku
pembantu utang usaha, buku besar, file permintaan pembelian, file laporan
penerimaan.
|
File voucher utang, buku pembanyu
utang usaha, jurnal pengeluaran kas, akun kas di buku besar.
|
|
Catatan
Akuntansi
|
Buku
pembantu utang usaha, buku besar, file permintaan pemmbelian, file pesanan
pembelian, file laporan penerimaan
|
File
voucher utang, buku pembantu utang usaha, jurnal pengeluaran kas, akun kas di
buku besar.
|
Akses
|
Keamanan
fisik aktiva. Batasi akses hanya ke catatan akuntansi di atas
|
Keamanan
yang memadai atas kas. Batasi akses ke berbagai catatan akuntansi diatas
|
Verifikasi
independen
|
Bagian
utang dengan merekonsiliasi berbagai dokumen sumber sebelum mencatat
kewajiban. Bagian buku besar merekonsiliasi akurasi umum proses tersebut.
|
Peninjauan
akhir oleh bagian pengeluaran kas. Rekonsiliasi keseluruhan oleh bagian buku
besar. Rekonsiliasi bank secara berkala oleh kontroler
|
Ancaman utama (Major
Threats)
Ancaman utama (Major Threats) adalah ancaman yang
kemungkinan terjadinya tinggi dan dampaknya besar. Untuk ancaman utama ini,
diperlukan beberapa planning yang harus dilakukan institusi
untuk mengantisipasi.
Ancaman - ancaman atas SIA yang dihadapi
perusahaan
1. Salah satu ancaman yang dihadapi perusahaan
adalah kehancuran karena bencana alam dan politik, seperti :
·
Kebakaran atau panas
yang berlebihan
·
Banjir, gempa bumi
·
Badai angin, dan
perang
2. Ancaman kedua bagi perusahaan adalah kesalahan
pada software dan tidak berfungsinya peralatan, seperti :
·
Kegagalan hardware
·
Kesalahan atau
terdapat kerusakan pada software, kegagalan sistem operasi, gangguan dan
fluktuasi listrik.
·
Serta kesalahan
pengiriman data yang tidak terdeteksi.
3. Ancaman ketiga bagi perusahaan adalah tindakan
yang tidak disengaja, seperti :
·
Kecelakaan yang
disebabkan kecerobohan manusia
·
Kesalahan tidak
disengaja karen teledor
·
Kehilangan atau salah
meletakkan
·
Kesalahan logika
·
Sistem yang tidak
memenuhi kebutuhan perusahaan
4. Ancaman keempat yang dihadapi perusahaan
adalah tindakan disengaja, seperti :
·
sabotase
·
Penipuan komputer
·
Penggelapan
Beberapa ancaman (threats) lainnya adalah :
- Merekrut karyawan yang tidak kualified Hiring of
unqualified
- Pelanggaran hukum oleh karyawan (Violation of
employment law)
- Perubahan yang tidak diotorisasi opada file induk
pembayaran (master payroll file)
- Ketidakakuratan data waktu (Inaccurate time data)
- Ketidakakuratan proses pembayaran
- Pencurian atau kecurangan pendistribusian pembayaran
- Kehilangan atau tidak terotorisasi data pembayaran
- Performansi jelek
Mengapa ancaman-ancaman SIA meningkat?
- Peningkatan jumlah sistem klien/server memiliki arti
bahwa informasi tersedia bagi para pekerja yang tidak baik.
- Oleh karena LAN dan sistem klien/server
mendistribusikan data ke banyak pemakai, mereka lebih sulit dikendalikan
daripada sistem komputer utama yang terpusat.
- WAN memberikan pelanggan dan pemasok akses ke sistem
dan data mereka satu sama lain, yang menimbulkan kekhawatiran dalam hal
kerahasiaan.
Lingkungan Pengendalian
Lingkungan pengendalian terdiri dari
faktor-faktor berikut ini :
1.
Komitmen atas
integritas dan nilai-nilai etika
2.
Filosofi pihak
manajemen dan gaya beroperasi
3.
Struktur
organisasional
4.
Badan audit dewan
komisaris
5.
Metode untuk
memberikan otoritas dan tanggung jawab
6.
Kebijakan dan
praktik-praktik dalam sumber daya manusia
7.
Pengaruh-pengaruh
eksternal
AKTIVITAS PENGENDALIAN
Aktivitas pengendalian bertujuan untuk mengarahkan karyawan agar
karyawan dapat bertindak sesuai dengan arahan manajer.
·
Aktivitas
yang terkait dengan pelaporan keuangan. Meliputi: Perancangan dokumen yang baik dan penggunaan dokumen
bernomor urut tercetak; Pemisahan tugas; Otorisasi atas transaksi; Pengamanan
yang memadai; Cek independen atas kinerja rekan sekerja; Penilaian (valuation)
atas jumlah yang mesti dicatat yang tepat
·
Aktivitas
yang terkait dengan pemrosesan informasi, meliputi pengendalian umum dan pengendalian aplikasi.
Aktivitas ini membantu memastikan reliabilitas dan integritas sistem informasi
yang memproses informasi keuangan maupun informasi non keuangan.
Aktivitas pengendalian yang lain yang relevan dengan pelaporan
keuangan adalah review atas kinerja, yang meliputi:
1. Membandingkan anggaran dan nilai aktual
2. Menganalisis kaitan antar data, melakukan investigasi dan
tindakan korektif
3. Review atas kinerja fungsional atau area tertentu
Aktivitas Pengendalian
Secara umum, prosedur-prosedur pengendalian
termasuk dalam satu dari lima kategori berikut ini :
1.
Otorisasi transaksi
dan kegiatan yang memadai
2.
Pemisahan tugas
3.
Desain dan penggunaan
dokumen serta catatan yang memadai
4.
Penjagaan aset dan
catatan yang memadai
5.
Pemeriksaan independen
atas kinerja
Aktivitas pengendalian dapat berupa:
Pengendalian pengolahan informasi mencakup:
·
Otorisasi semestinya
terhadap transaksi
·
Dokumen dan catatan
·
Pengecekan independen
·
Pemisahan tugas
·
Pengendalian fisik
·
Review terhadap
kinerja
PENGENDALIAN UMUM
Meliputi:
·
Pengendalian
organisasi.
·
Pengendalian
dokumentasi.
·
Pengendalian
akuntabilitas aktiva.
·
Pengendalian praktik
manajemen.
·
Pengendalian operasi
pusat informasi
·
Pengendalian otorisasi
·
Pengendalian akses
PENGENDALIAN ORGANISASI
Organisasi menetapkan hubungan kerja antara karyawan dan unit
organisasi. Struktur organisasi dirancang sedemikian rupa sehingga menghasilkan
organisasi yang independen. Organisasi yang independen adalah struktur
organisasi yang memisahkan wewenang dan tanggung jawab sedemikian rupa sehingga
fungsi yang tidak kompatibel dipisahkan. Selain melalui pemisahan tugas,
pengendalian juga dicapai dengan monitoring.
Dalam sistem manual, karyawan yang menangani aktiva mesti
dipisahkan dari karyawan yang memiliki otorisasi untuk melaksanakan suatu
transaksi dan karyawan yang bertanggung jawab untuk mencatat transaksi.
Sistem informasi memiliki tanggung jawab untuk merekam dan
memproses data. Oleh karena itu sistem informasi mesti independen dari semua
departemen yang menggunakan data dan informasi tersebut. Departemen pengguna
adalah departemen yang memiliki tanggung jawab untuk menginisiasi dan
mengotorisasi transaksi. Selain itu, fungsi pengembangan sistem mesti
dipisahkan dari sistem pemrosesan transaksi.
PENGENDALIAN DOKUMENTASI
Dokumentasi yang baik berguna untuk efisiensi dalam perbaikan
bug sistem, untuk efisiensi dalam pengembangan tambahan aplikasi baru, serta
untuk pelatihan karyawan dalam mengenalkan sistem aplikasi.
Dokumentasi yang diperlukan meliputi:
·
Kebijakan terkait dengan sistem, seperti kebijakan pengembangan sistem, kebijakan pengujian
sistem, kebijakan operasi computer, dan kebijakan penanganan bencana dan
keamanan sistem.
·
Dokumentasi aplikasi sistem, seperti flowchart, data flow diagram, kode rekening, deskripsi
prosedur, prosedur koreksi kesalahan, prosedur pengendalian, deskripsi file
(termasuk kamus data), format output sistem, dan deskripsi input output sistem.
·
Dokumentasi program.
·
Dokumentasi data
·
Dokumentasi operasi
·
Dokumentasi untuk pengguna.
PENGENDALIAN AKUNTABILITAS AKTIVA
Sumber daya perusahaan (aktiva) perlu dijaga. Cara menjaga
aktiva tersebut antara lain:
- Penggunaan buku pembantu dalam catatan akuntansi
- Rekonsiliasi (seperti rekonsiliasi kas dan persediaan)
- Prosedur acknowledgement sebagai bentuk wujud
pertanggungjawaban atas aktiva yang ditangani oleh seseorang atau suatu
bagian.
- Penggunaan log dan register
- Review oleh pihak independent
PENGENDALIAN PRAKTIK MANAJEMEN
Meliputi kebijakan dan praktik sumber daya
manusia, komitmen terhadap kompetensi, praktik perencanaan, praktik audit, dan
pengendalian pengembangan sistem aplikasi (prosedur perubahan sistem dan
prosedur pengembangan sistem baru).
PENGENDALIAN APLIKASI
Meliputi:
- Pengendalian otorisasi,
- Pengendalian input, dapat berupa edit test pada saat
data diinputkan ke dalam layar komputer (validity check, limit check,
field check, relationship check), dapat berupa batch control total (amount
control total, hash total dan record count) jika data diinputkan secara
batch.
- Pengendalian proses, dapat berupa manual cross check
dan pengendalian proses yang lain.
- Pengendalian output. Output mesti didistribusikan ke
pihak yang tepat.
Major threat dalam aktivitas bisnis untuk pengendalian
internal dan bagaimana implementasinya pada perusahaan.
Major Threat dalam aktivitas bisnis untuk pengendalian
internal yang terjadi pada perusahaan
ditempat saya bekerja adalah
1. Risiko kredit
Resiko
Kredit : merupakan risiko utama karena perusahaan bergerak dalam bidang pembiayaan
konsumen, yang mana perusahaan menawarkan jasa kredit bagi masyarakat yang
hendak memiliki kendaraan bermotor. Secara langsung, perusahaan menghadapi
risiko seandainya konsumen tidak mampu memenuhi kewajibannya dalam melunasi
kredit sesuai dengan perjanjian yang telah disepakati antara konsumen dengan
perusahaan.
Langkah – langkah / penerapannnya
diperusahaan agar resiko kredit ini dapat diminimalisir :
1. Perusahaan
secara berkala melakukan identifikasi dan pengukuran risiko kredit berdasarkan
indikator-indikator yang relevan terhadap perusahaan serta selalu mengembangkan
indikator pengukuran risiko kredit sehingga risiko kredit dapat terukur
lebihtajam dan akurat.
2. Perusahaan
senantiasa memantau penerapan kebijakan kredit yang berlaku dan melakukan
perubahan-perubahan yang diperlukan, sesuai dengan kondisi terkini dan akan
dihadapi oleh Perusahaan.
3. Perusahaan
telah memiliki kebijakan dalam menghadapi risiko ini, yakni dimulai dari proses
awal penerimaan aplikasi kredit yang selektif dan ditangani dengan prinsip
kehati-hatian, yang mana aplikasi kredit akan melalui proses survei dan analisa
kredit untuk kemudian disetujui oleh Komite Kredit.
2.
Fraud
Langkah – langkah / penerapannnya
diperusahaan agar fraud tidak terjadi diperusahaan
Preventive
Strategy
Memuat
perangkat-perangkat dalam rangka mengurangi potensi risiko terjadinya fraud seperti
Program Employee & Customer Awareness.
·
Menetapkan whistle blower mechanism dan fraud hotline
·
Mengadakan Fraud Risk Assessment secara berkala
·
Memiliki unit prinsip mengenal nasabah /PMN(Know Your
Customer/KYC)
Detection
Strategy
Memuat
perangkat-perangkat dalam rangka
mengidentifikasi dan menemukan kejadian fraud
·
Memiliki Fraud Detection System & Analytics
·
Memiliki surprise audit dan surveillance system mechanism yang
menganut konsep Risk-Based Analysis
·
Mengelola mekanisme pelaporan indikasi atau kejadian fraud serta
data base kejadian fraud.
Investigation
& Recovery Strategy
Memuat
perangkat yang digunakan untuk menggali informasi serta mengambil tindakan
memulihkan kerugian akibat fraud.
·
Adanya prosedur operasional standar untuk mengatur koordinasi
antar bagian terkait sehubungan dengan fraud mulai dari deteksi fraud,
investigasi, hingga proses pemberian sanksi, beserta langkah pemantauan
tindakan pemulihan atas kerugian yang diakibatkan oleh tindak fraud.
·
Bagian khusus yang bertanggung jawab dalam penanganan fraud,
yaitu:
a. Quality
& Process Control (QPC) yang melakukan penyelidikan di lapangan, menerima
data sampling atas kriteria-kriteria dengan risiko tinggi; dan
b. Investigation
yang berperan dalam melakukan investigasi khusus terhadap aktivitas/transaksi
karena adanya indikasi kecurangan
Deterrence
Strategy
Memuat
perangkat yang digunakan menekan tindak fraud sejak dini melalui sosialisasi
dan edukasi untuk membangun kultur anti-fraud.
Unit
Anti-Fraud Management akan selalu memberikan Fraud Awareness Training untuk
membantu karyawan mengindikasi tindak fraud yang berbentuk pelatihan formal,
beserta Anti-Fraud Campaign berupa e-mail circulation kepada karyawan, Tone of
The Top, Postering untuk mengedukasi terkait potensi dan akibat fraud bagi
Perusahaan dan karyawan sendiri.
Referensi
