SI - PI, Yohana Premavari, Hapzi Ali, Implementasi Sistem Informasi Pada Perusahaan Multi Finance, Universitas Mercu Buana, 2017.PDF

IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI PADA PERUSAHAAN MULTI FINANCE 

SI - PI, Yohana Premavari, Hapzi Ali, Implementasi Sistem Informasi Pada Perusahaan Multi Finance, Universitas Mercu Buana, 2017.PDF

Dibuat oleh :  Yohana Premavari (55516120056)

Dosen: Prof. Dr. Ir. Hapzi Ali, MM, CMA

ABSTRACK

Sistem  informasi saat ini merupakan bagian sangat penting bagi perusahaan. Sistem informasi memiliki peranan yang penting bagi perusahaan dalam menunjang kegiatan bisnis perusahaan. Sistem informasi membantu perusahaan untuk melakukan sesuatu yang lebih kreatif  dan lebih baik  dari pesaing, membuat produk  - produk unggulan dengan harga yang bersaing, meningkatkan pelayanan kepada pelanggan dan pemasok, dan semuanya itu akan meningkatkan performance, penjualan, dan laba perusahaan. Hal ini menjadikan teknologi dan sistem informasi mempunyai peranan yang penting bagi perusahaan.

Tujuan penulisan ini ingin mengetahui implementasi sistem informasi. dan mengidentifikasi sumber daya sistem informasi yang mendukung dalam implementasi sistem informasi pada Perusahaan Multi Finance .  Penelitian ini menggunakan metode Kualitatif dengan studi literature dalam bidang keilmuan Sistem Informasi  dan Information Technology (IT) Informasi didapatkan dari artikel, modul dan internet. Disamping itu berdasarkan pengalaman empiris serta pengamatan langsung pada objek penelitian Perusahaan Multi Finance  dan pada unit analisis Departemen/ bagian MIS/EDP.

Sistem informasi pada Perusahaan Multi Finance  telah  mendukung semua operasional bisnis perusahaan,  mulai dari tahap awal yaitu proses usaha pembiayaan hingga pada pengambilan keputusan. Sistem informasi  Perusahaan Multi Finance   selalu  berorientasi pada efisiensi kinerja operasional.  Sistem informasi semua saling  terintegrasi agar operasional bisnis perusahaan dapat berjalan dengan semakin optimal dan semakin memberikan pelayanan yang terbaik kemudahan layanan bagi konsumen serta manfaat yang besar bagi mitra usaha.

BAB I

PENDAHALUAN

Teknologi informasi saat ini sudah semakin berkembang pesat dan menjadi bagian penting    dalam menjalankan kehidupan sehari – hari, hal ini dikarenakan banyaknya penemuan – penemuan baru di bidang komunikasi dan informasi sehingga penermuan – penemuan ini  banyak  mendukung dalam kemajuan sistem informasi.

Sistem informasi adalah suatu sistem terintegrasi yang mampu menyediakan informasi yang bermanfaat bagi penggunanya.  Sistem Informasi  informasi saat ini merupakan bagian  sangat penting bagi perusahaan. Sistem informasi memiliki peranan yang penting bagi perusahaan dalam menunjang kegiatan bisnis perusahaan yaitu meningkatkan efisiensi perusahaan, meningkatkan keunggulan operasional perusahaan,dan membantu manajemen dalam pengambilan keputusan. Sistem informasi membantu perusahaan untuk melakukan sesuatu yang lebih kreatif  dan lebih baik  dari pesaing, membuat produk  - produk unggulan dengan harga yang bersaing, meningkatkan pelayanan kepada pelanggan dan pemasok, dan semuanya itu akan meningkatkan performance, penjualan, dan laba perusahaan. Hal ini menjadikan teknologi dan sistem informasi mempunyai peranan yang penting bagi perusahaan.  Selain itu sistem informasi akan membantu perusahaan  mengetahui sampai dimanakah kemampuan dan pencapaian perusahaan   dalam menjalankan bisnisnya.

Poin-poin penting mengapa sistem informasi harus ada pada sebuah perusahaan:

1.      Mendorong perusahaan untuk sadar bahwa data informasi perusahaan dapat dikelola dengan lebih baik.

2.      Menghindari kesalahan fatal akibat kelalaian sumber daya manusia, meskipun dengan sebuah sistem informasi tetap harus menggunakan paling tidaknya tidak sebanyak kegiatan manual.

3.      Kemudahan manajemen perusahaan baik dari segi waktu, kemudahan dan keefektifan.

4.      Perusahaan akan lebih peka dengan adanya kekeliruan, dan kelengkapan informasi data pada perjalanan bisnis perusahaan. Sehingga dengan latar belakang tersebut segala upaya perbaikan dan evaluasi bisa cepat segera dilakukan.

5.      Mengendalikan kinerja bisnis supaya lebih cepat dengan pendayagunaan waktu yang efektif dan maksimal.

Perusahaan Multi Finance  adalah salah satu perusahaan yang menggunakan sistem informasi dalam kegiatan bisnisnya. Sistem informasi dilingkungan Perusahaan Multi Finance  sangat penting mengingat bisnis utama Perusahaan bergerak di bidang jasa pembiayaan kepemilikan kendaraan bermotor yang berhubungan langsung dengan konsumen (end user). dan perusahaan senantiasa selalu mengembangkan aplikasi digital yang berorientasi pada efisiensi kinerja operasional. Hal ini menunjukkan bahwa Perusahaan Multi Finance  memiliki komitmen yang sangat tinggi terhadap pengembangan teknologi informasi. Perubahan organisasi Teknologi Informasi ini menjadi bagian dari rangkaian implementasi komitmen pada Teknologi Informasi yang sudah dilaksanakan sejak tahun 2004.  Melihat perkembangan teknologi informasi di lingkungan  Perusahaan Multi Finance  sejak tahun 2007 Perusahaan Multi Finance telah mematenkan sistem informasi yang dibuat.

Berdasarakan uraian di atas maka saya  tertarik untuk menganalisis sistem informasi  yang ada pada Perusahaan Multi Finance

Perumusan masalah dalam penelitian ini adalah:

1.      Bagaimana implementasi sistem informasi pada Perusahaan Multi Finance

2.      Apa manfaat dan kelemahan sistem informasi pada  Perusahaan Multi Finance ?

Berdasarkan permasalahan di atas, tujuan penelitian dapat digambarkan sebagai berikut:

1.      Mengidentifikasi implementasi sistem infromasi pada Perusahaan Multi Finance ,

2.      Mengetahui manfaat dan kelemahan dari sistem infromasi pada  Perusahaan Multi Finance .

                                                                              

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

A.    Sistem Informasi

Sistem informasi merupakan seperangkat komponen yang saling terkait yang mengumpulkan (atau mengambil), memproses, menyimpan, dan mendistribusikan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan dan kontrol dalam sebuah organisasi (Laudon dan Laudon, 2012)

Menurut O’Brien (2005),  sistem  informasi   adalah   suatu   kombinasi terartur apapun dari people (orang), hardware (perangkat keras), software (piranti lunak), computer networks and data communications (jaringan komunikasi), dan database (basis data) yang mengumpulkan, mengubah dan menyebarkan informasi di dalam suatu bentuk organisasi.  

B.     Tujuan Sistem Informasi

Tujuan dari sistem informasi adalah menghasilkan informasi. Sistem informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang berguna bagi para pemakainya. Data yang diolah saja tidak cukup dapat dikatakan sebagai suatu informasi. Untuk dapat berguna, maka informasi harus didukung oleh tiga pilar sebagai berikut: tepat kepada orangnya atau relevan (relevance), tepat waktu (timeliness), dan tepat nilainya atau akurat (accurate). Keluaran yang tidak didukung oleh tiga pilar ini tidak dapat dikatakan sebagai informasi yang berguna, tetapi merupakan sampah (garbage).

C.    Komponen Sistem Informasi

John Burch dan Gary Grudnitski (Jogiyanto,2005) mengemukakan bahwa Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut dengan istilah blok bangunan (building block). Sebagai suatu sistem, blok bangunan tersebut masing-masing berinteraksi satu dengan yang lainnya membentuk satu kesatuan untuk mencapai sasarannya. Blok bangunan tersebut terdiri dari (Jogiyanto,2005):

1.      Blok Masukan (Input Block)

Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi. Input disini termasuk metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar.

2.      Blok Model (Model Block)

Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.

3.      Blok Keluaran (Output Block)

Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.

4.      Blok Teknologi (Technology Block)

Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan. Terdiri dari 3 bagian utama, yaitu teknisi (humanware atau brainware), perangkat lunak (software) dan perangkat keras.

5.      Blok Basis Data (Database Block)

Basis data (database) merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Basis data diakses atau dimanipulasi dengan menggunakan perangkat lunak paket yang disebut dengan DBMS (Database Management Systems).

6.      Blok Kendali (Controls Block)

Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat diatasi.

D.    Sumber Daya Sistem Informasi

1.      Sumber Daya Manusia

Manusia dibutuhkan untuk pengoperasian semua sistem informasi,  sumber daya manusia ini meliputi pemakai akhir dan pakar sistem informasi

1.      Pemakai akhir  adalah orang-orang yang menggunakan sistem informasi atau informasi yang dihasilkan sistem tersebut.  Mereka adalah para pelanggan, tenaga penjualan, teknisis, staf administrasi, akuntan atau para manajer.  Sebagian besar dari pemakai sistem informasi dalam dunia bisnis adalah pekerja ahli, yaitu orang yang sebagian besar waktunya untuk berkomunikasi dan bekerja sama dalam tim serta kelompok kerja yang membuat, menggunakan dan menyebarkan informasi.

2.      Pakar Sistem Informasi adalah orang - orang yang mengembangkan dan mengoperasikan sistem informasi.  Mereka adalah analis sistem, pembuat software, operator sistem, personal tingkat manajerial, teknisis dan staf administrasi sistem informasi lainnya. Analis sistem bertugas sebagai pendesain sistem berdasarkan pada kebutuhan informasi dari pemakai akhir.  Pembuat software bertugas membuat program komputer yang di berdasarkan pada spesifikasi yang di peroleh dari analis sistem.  Operator bertugas membantu mengawasi serta mengoperasikan sistem komputer dan jaringan yang besar.

2.      Sumber Daya Hardware

Konsep sumber daya pemrosesan informasi. Secara khusus, sumber daya ini meliputi tidak hanya mesin, seperti komputer dan perlengkapan lainnya, tetapi juga semua media data, yaitu objek berwujud tempat data dicatat, dari lembaran kertas hinggadisk magnetis atau optical. Contoh-contoh sumber daya hardware dalam sistem informasi berbasis komputer adalah :

1.      Sistem komputer, yang terdiri dari unit pemrosesan pusat yang berisi pemrosesan mikro, dan berbagai periferal yang saling berhubungan. Contoh adalah sistem komputer palmtop, atau desktop. Sistem komputer berskala menengah dan sistem komputer mainframe besar.

2.      Periferal komputer, yang berupa peralatan seperti keyboard atau electronic mouseuntuk input data dan perintah, layar video, atau printer untuk output informasi, dandisk magnetis/optikal untuk menyimpan sumber daya data.

3.      Sumber Daya Software

Sumber daya software meliputi semua rangkaian perintah pemrosesan  informasi.  Konsep umum software ini meliputi rangkaian perintah  operasi dengan hardware komputer yang disebut program,  rangkaian perintah pemrosesan informasi yang disebut prosedur.  Berikut ini contoh sumber daya informasi :

a.       Software system, seperti program sistem operasi, yang mengendalikan serta mendukung operasi sistem komputer.

b.      Software aplikasi, yang memprogram pemrosesan langsung bagi penggunaan tertentu  dalam sistem komputer oleh penguna akhir. Contoh : program analisis penjualan, program pengolah kata.

c.       Prosedur, yang mengoperasikan perintah bagi orang-orang yang akan menggunakan sistem  informasi.  Contoh ; perintah untuk mengisi formulir kertas atau menggunakan software.

4.      Sumber Daya Data

Sumber daya data dapat berupa angka, huruf serta karater lainnnya yang menjelaskan transaksi bisnis dan kegiatan serta entitas lainnya.  Data teks berupa kalimat yang digunakan untuk menulis komunikasi, data gambar, seperti grafik dan angka-angka. Serta data dalam bentuk audio video.Sumber daya data pada umumnya disimpan, diatur dan diakses  oleh berbagai teknologi pengelolaan sumber daya data  ke dalam :

1.      Database yang  menyimpan data yang telah diproses dan diatur.

2.      Dasar pengetahuan yang menyimpan pengetahuan dalam berbagai bentuknya seperti fakta, peraturan.

5.      Sumber Daya Jaringan

Teknologi telekomunikasi dan jaringan seperti Internet, Intranet, dan ekstranet telah menjadi hal yang mendasar bagi operasi e-business dan e-commerce yang berhasil untuk semua jenis organisasi dan dalam sistem informasi berbasis komputer.  Jaringan telekomunikasi terdiri dari komputer, pemroses komunikasi danperalatan lainnya yang dihubungkan antara satu dengan lainnya melalui media komunikasi serta dikendalikan  melalui software komunikasi.  Sumber daya jaringan meliputi :

a.       Media komunikasi, misalnya kabel   twisted-pair, kabel tembaga, kabel serat optik, teknologi gelombang mikro, seluler dan satelit yang tanpamenggunakan kabel.

b.      Dukungan Jaringan, dalam hal ini diperlukan banyak dukunga hardware, software, dan teknologi  data untuk mendukung operasi dan penggunaan jaringan komunikasi. Contoh : pemroseskomunikasi seperti modem, prosesor antar jaringan,sofware  pengendali,  seperti software sistem operasi jaringan dan penjelajah internet.

E.     Manfaat Sistem Informasi

Manfaat sistem informasi menurut O’Brien dan Marakas (2008)

·         Mendukung fungsi dari area bisnis untuk mencapai tujuan yang mencakup bagian keuangan, akuntansi, operasional, pemasaran, dan sumber daya manusia.

·         Untuk meningkatkan efisiensi dari proses produksi, meningkatkan efisiensi dari proses produksi, meningkatkan produktivitas pekerja, memberikan pelayanan dan kepuasan pelanggan.

·         Sebagai sumber utama informasi dan mendukung pengambilan keputusan efektif yang diambil oleh manajer dan profesional bisnis.

·         Untuk mengembangkan produk dan jasa yang kompetitif dan sebagai sebuah keuntungan strategik dalam menghadapi persaingan global.

·         Sebagai komponen utama dalam sumber daya infrastruktur dan kehandalan jaringan bisnis masa kini.

BAB III

METODE PENELITIAN

Metode penilitian ini adalah metode kualitatif dengan studi literature dalam bidang keilmuan Sistem informasi  dan Information Technology (IT), Informasi didapatkan dari artikel, modul dan internet . Disamping itu berdasarkan pengalaman empiris serta pengamatan langsung pada objek penelitian  Perusahaan Multi Finance  dan pada unit analisis Departemen/ bagian MIS/EDP.

BAB IV

HASIL DAN PEMBAHASAN

4.1   Profile Perusahaan Multi Finance

Perusahaan Multi Finance  didirikan pada tahun 1990 dan mulai beroperasi pada tahun 1991. Sejak awal, Perusahaan Multi Finance  berkomitmen untuk menjadi perusahaan pembiayaan terbaik dan terkemuka di Indonesia. Perusahaan Multi Finance hadir untuk melayani beragam pembiayaan seperti kendaraan bermotor baik baru ataupun bekas. Melihat adanya potensi ini, Perusahaan Multi Finance mulai melakukan penawaran umum melalui sahamnya pada tahun 2004 dan “Mother Company” menjadi pemegang saham mayoritas sebesar 75%. Melalui beberapa tindakan korporasi, saat ini “Mother Company” memiliki kepemilikan saham sebesar 92,07% atas Perusahaan Multi Finance . Perusahaan Multi Finance  pun menjadi bagian Temasek Holdings yang merupakan perusahaan investasi plat merah asal Singapura.

Pada 2012, Perusahaan Multi Finance  menambah ruang lingkup kegiatannya dengan pembiayaan berdasarkan prinsip syariah. Demi memberikan pengalaman layanan pembiayaan yang maksimal, Perusahaan pun mulai menyediakan produk pembiayaan durables bagi konsumennya. Hingga tahun 2015, Perusahaan Multi Finance  mengoperasikan 558 jaringan usaha di seluruh Indonesia dengan didukung oleh lebih dari 21 ribu karyawan, untuk melayani 3 juta konsumen dengan jumlah piutang yang dikelola lebih dari Rp40 triliun.

Perusahaan Multi Finance  senantiasa berupaya untuk memberikan kontribusi kepada bangsa dan negara Indonesia. Melalui identitas dan janji brand “Sahabat Setia Selamanya”, Perusahaan Multi Finance  berkomitmen untuk menjalankan misi yang berujung pada peningkatan kesejahteraan masyarakat Indonesia. Hal itu dilakukan melalui penyediaan produk dan layanan yang beragam sesuai siklus kehidupan konsumen serta memberikan pengalaman yang menguntungkan konsumen.

Visi, Misi, Fisolofi dan Nilai

Visi

Menciptakan nilai bersama demi kepentingan Perusahaan dan untuk meningkatkan kesejahteraan masyarakat Indonesia.

Misi

·         Menyediakan produk dan layanan yang beragam sesuai dengan siklus kehidupan pelanggan

·         Memberikan pengalaman yang menguntungkan dan bersahabat kepada pemangku kepentingan

·         Memberdayakan komunitas untuk mencapai kesejahteraan

Nilai-Nilai Perusahaan

Selalu menjadi bagian dari nilai-nilai pribadi setiap karyawan Perusahaan Multi Finance , dan merupakan suatu budaya yang menggerakkan aktivitas bisnis Perusahaan. Prinsip  ini mewajibkan setiap anggota Manajemen dan karyawan Perusahaan untuk selalu mentaati hukum yang berlaku dalam menjalankan usahanya, baik hukum negara, pemerintah pusat, pemerintah daerah dan/atau hukum adat yang berlaku di daerah Perusahaan melakukan kegiatan usahanya. Prinsip  juga mengatur tanggung jawab dari anggota Manajemen dan karyawan Perusahaan.

Prinsip-prinsip dasar adalah sebagai berikut:

1. Advance

2. Discipline

3. Integrity

4. Reliable

5. Accountable

6. Teamwork

7. Obsessed

8. Professional

4.2  Penerapan Decision Support System (DSS)

DSS adalah System penyajian data secara komprehensif sebagai bisa menjadi landasan untuk melakukan analisa dalam pengambilan keputusan.

Decision Support System untuk  memenuhi kebutuhan Perusahaan seperti:

1.      Memberikan dan menjadikan satu sumber data dan informasi yang dapat diandalkan (reliable data and information) untuk kepentingan pelaporan Manajemen dan aktivitas analisa.

2.      Menyediakan data dan informasi secara tepat waktu (timely and up-to-date data and information) dengan memastikankan ketersediaan data dan informasi yang terkini serta kemudahan memperoleh data dan informasi kapanpun dibutuhkan. Proses pembuatan laporan mulai dari cabang, wilayah sampai dengan kantor pusat dapat dilakukan secara sistem dan tidak membutuhkan waktu yang lama serta cukup dilakukan oleh beberapa karyawan saja.

3.      Menyediakan pemahaman data dan informasi yang sama (universal view) dengan standardisasi bentuk, struktur dan cara penyampaian data dan informasi di dalam Perusahaan. Hal ini diperlukan untuk meyakinkan pemahaman dan penyampaian data dan informasi dapat dipahami dan diterima secara sama oleh setiap karyawan.

4.      Menjadikan suatu paradigma pembuatan laporan, yang mana kantor pusat mempunyai fungsi sebagai pihak penyedia dan perancang laporan untuk digunakan oleh cabang melalui laporan Decision Support System yang terpusat.

Decision Support System Perusahaan Multi Finance terdiri dari dua tipe:

a.      Decision Support System Cabang adalah sistem yang sudah dirancang dan dibuat khusus untuk digunakan hanya oleh cabang; dan

b.      Decision Support System Korporasi adalah sistem yang sudah dirancang dan dibuat untuk tingkat korporasi.

Decision Support System Cabang dan Decision Support System Korporasi merupakan hasil dari sistem informasi manajemen yang dimiliki dan dikelola oleh Perusahaan, yang mana proses penyampaian data dan informasi menjadi lebih mudah untuk dianalisa dan dipahami sehingga dapat membantu pengambilan keputusan dalam operasional Perusahaan.dan terkait dengan pengembangan bisnis Perusahaan Multi Finance

Decision Support System  memberikan informasi bagi para level manager up keatas   mengenai Sales & Market Share, Early Warning and Losses, Peoply Productivity, Profitability dan Assets

Untuk mendukung agar DSS dapat berjalan dengan baik, server dan database  yang digunakan untuk DSS antara lain

 

Server Aplikasi:

·         Server Virtual

·         OS (Red Hat Enterprise Linux 5, 64 bit)

·         Processor 4, memory 40 GB, total disk 370 GB

        Database:

·         Server V-SUN

·         Processor Spark 8 core

·         Total memory 120 GB (4GB x 30)

·         Total disk 139 Gb x 4

·         OS Solaris 10

4.3  Sistem Informasi Perusahaan Multi Finance  

Perusahaan Multi Finance  memiliki sistem informasi yang dibagi menjadi dua bagian, yaitu : digunakan untuk kebutuhan operasional bisnis dan untuk kebutuhan internal perusahaan.

Sistem informasi yang digunakan untuk kebutuhan bisnis antara lain : sistem Ad1Sys (Core System), sistem MS2 (Sistem Surveyor Online), sistem Gapura (pembayaran online), sistem custodian,dll. Sedangkan yang digunakan untuk kebutuhan internal antara lain : sistem Ad1Suites (sistem intranet), sistem Service Desk (sistem penanganan masalah IT), sistem Ad1Flow (sistem workflow), sistem FAMS (sistem manajemen aset), dll.

1.      Sistem informasi untuk operasional bisnis

a.      Ad1sys Online  (Aplikasi Utama )

Ad1Sys.Online yang digunakan oleh Perusahaan Multi Finance saat ini merupakan hasil pengembangan  pada tahun 2002 untuk mengganti program sebelumnya. Ad1Sys.Online merupakan aplikasi pembiayaan yang lengkap dan penting untuk mendukung proses usaha pembiayaan konsumen di seluruh jaringan usaha mulai dari titik penjualan ke titik pembayaran sampai pada tahap  pelunasan pembiayaan serta pengambilan keputusan.

Ad1Sys.Online dibangun menggunakan platform java Applet & Oracle. Ad1Sys.Online  dilengkapi dengan fitur-fitur yang memudahkan pencatatan dan pemeliharaan data secara terpusat dan real-time seperti sistem barcode untuk BPKB, sistem antrian untuk pembayaran konsumen di jaringan usaha, SMS Gateway untuk pemberitahuan kepada konsumen dan dealer, serta Gapura Gateway untuk integrasi ke agen penagihan. Dilengkapi dengan fitur-fitur untuk melakukan penilaian terhadap aplikasi kredit baru (credit scoring) dan kinerja tagihan, pengendalian terhadap risiko pemberian kredit serta efisiensi penagihan dapat dilakukan secara optimal.

Rancangan program yang lepas menjadikan Ad1Sys.Online menjadi aplikasi yang independen, tetapi memberikan kemudahan dan fleksibilitas serta kapasitas untuk dikembangkan lebih lagi dalam waktu yang relatif singkat. Ad1Sys.Online memiliki kelengkapan yang dibutuhkan oleh jaringan usaha untuk melakukan transaksi harian, serta laporan rutin yang bermanfaat untuk melakukan analisa pendapatan dan risiko.

Modul yang tersedia pada system Ad1sys online antara lain

1.      System Manager

2.      Administration Parameterize

3.      General Master

4.      Account Acquisition Management

5.      Account Management

6.      Collection Management

7.      Warehouse Management System

8.      Collateral Management

9.      Insentives Scheme

10.  GL System

11.  Member Get Member Rewards

12.  Customer Service Information

13.  Auto Credit Process

14.  Inter Branches Account Moving

15.  Bucket Budget Marketing    

b.      Sistem Antrian (Queuing System)

Sistem  yang mengatur antrian konsumen yang akan melakukan pembayaran di jaringan usaha dan merekam kinerja pelayanan karyawan. Sistem ini telah berjalan dengan baik di seluruh jaringan usaha Perusahaan Multi Finance dan kemudian telah dirancang ulang dengan memanfaatkan teknologi televisi digital di layar Liquid Crystal Display (LCD) untuk menampilkan beragam informasi mengenai Perusahaan Multi Finance termasuk produk dan kerjasama dengan dealer secara spesifik dengan jaringan usaha terkait. Rancangan ulang sistem ini memungkinkan pemeliharaan dilakukan secara efisien karena dapat dikelola secara sentral dari kantor pusat Perusahaan

c.       Custodian System

Suatu sistem untuk mengelola dan mengontrol proses BPKB mulai dari proses penerimaan BPKB dari seluruh jaringan usaha sampai pada proses penyimpanan BPKB tersebut. Sistem ini sudah terintegrasi dengan sistem Ad1Sys.Online secara real-time dan sudah terpusat karena berbasis web.

.

d.       Aplikasi MS2 (Marketing Survey Mobile System)

Merupakan aplikasi on-line yang dirancang dan dikembangkan dengan memanfaatkan perpaduan teknologi telepon genggam dan infrastruktur/ jaringan komunikasi GPRS (Global Positioning Receiving Satellite) yang mampu memberikan jangkauan komunikasi yang cukup  luas di seluruh wilayah Indonesia. Berbasis teknologi tersebut, aplikasi MS2 memungkinkan setiap petugas pemasaran di luar cabang untuk mengirim aplikasi atas order calon konsumen yang diterimanya langsung ke petugas koordinator yang berada di lokasi jaringan usaha untuk ditindaklanjuti oleh bagian pemeriksa, serta dalam waktu singkat akan memperoleh jawaban atau hasil dari penilaian aplikasi tersebut untuk segera disampaikan kepada calon konsumen tersebut. Penggunaan MS2 di seluruh jaringan usaha telah mampu meningkatkan efisiensi proses order-to- Purchase Order dan pada waktu yang sama dapat tetap menjaga kualitas aset.

e.       Mobile Collection Sistem (MCS)

Perusahaan Multi Finance selama ini menyediakan banyak kemudahan untuk pelanggan membayar angsurannya. Pelanggan dapat melakukannya dengan membayar di outlet Perusahaan, melalui kantor pos, melalui ATM, atau melalui partner pembayaran perusahaan lainnya. Namun demikian terdapat porsi yang signifikan untuk proses pembayaran ini yang dilakukan dengan cara kunjungan petugas Perusahaan. Mobile Collection Sistem (MCS) memungkinkan petugas lapangan Perusahaan untuk menerima daftar nasabah yang harus dikunjungi secara online serta menginput seluruh hasil kunjungannya melalui jaringan online tanpa harus kembali ke outlet perusahaan multi finance. Sistem ini meningkatkan efisiensi dan produktivitas petugas lapangan Perusahaan.

           

2.      Sistem Informasi untuk kebutuhan internal Perusahaan Multi Finance , Dealer dan  Nasabah

Untuk menunjang kebutuhan pencatatan, pengelolaan dan pemeliharaan di sisi sumber daya manusia, aset, prosedur permohonan persetujuan, kebutuhan kolaborasi dan distribusi informasi serta kebutuhan untuk Dealer dan Nasabah, Divisi Teknologi Informasi menyediakan beberapa aplikasi pendukung.

1.      Sistem Informasi untuk memenuhi kebutuhan internal Perusahaan Multi Finance

Semua aplikasi pendukung ini digunakan untuk  keperluan internal perusahaan maupun untuk berbagi informasi dan pengetahuan di antara karyawan.  untuk semua aplikasi pendukung ini  Perusahaan Multi Finance memiliki jaringan intranet yang menyediakan informasi mengenai perkembangan operasional, keuangan dan administrasi di lingkungan perusahaan. Jaringan intranet Perusahaan dapat diakses oleh seluruh karyawan perusahaan.

Aplikasi untuk kebetuhan internal perusahaan yang secara arsitektur sudah terintegrasi satu sama lain termasuk integrasi dengan aplikasi utama, antara lain sebagai berikut:

           

a.      Ad1Suites

Merupakan aplikasi kolaborasi yang terdiri dari content publishing dan workflow. Sebagai content publishing, aplikasi ini berfungsi sebagai media untuk mendistribusikan informasi dan menjadi media komunikasi antara karyawan di seluruh jaringan usaha Perusahaan Multi Finance dengan pihak Manajemen. Aplikasi ini juga menyediakan fasilitas on-line workflow untuk mengotomisasi proses permohonan dan persetujuan secara on-line. Ad1Suites juga memberikan fasilitas pemantauan status dan perkembangan atas pengajuan dokumen. Serta memberikan informasi mengenai  absensi para karyawan.

b.      Ad1Flow

Divisi Teknologi Informasi menyediakan aplikasi Ad1Flow yang merupakan aplikasi workflow yang dirancang untuk memenuhi kebutuhan perusahaan dalam meningkatkan efisiensi proses yang terkait dengan permintaan persetujuan yang selama ini dilakukan secara manual (paper-based approval processes). Secara keseluruhan, sistem workflow ini memberikan manfaat dalam meningkatkan control dan efisiensi karena seluruh prosesnya dilakukan secara elektronik sehingga transparan dan termonitor.

Proses ini sangat membantu divisi maupun departemen di Perusahaan Multi Finance dalam menyelesaikan proses persetujuan berjenjang yang melibatkan banyak divisi dan departemen. Ad1Flow telah terintegrasi baik dengan sistem Ad1Sys, sehingga proses jurnal akuntansi sudah berjalan secara otomatis berdasarkan data yang dihasilkan oleh sistem workflow. Ad1Flow telah digunakan di Perusahaan Multi Finance untuk beberapa proses, sebagai berikut:

- Proses Pengajuan Biaya (Payment Voucher Centralize);

- Proses pengajuan Memo Deviasi;

- Proses Pengajuan Operation Risk Management System.

Pencapaian atas proses-proses workflow yang dijelaskan diatas sudah berhasil menghemat biaya dalam jumlah yang sangat signifikan. Sedangkan Proses Pengajuan Deviasi telah berhasil mempersingkat proses eksekusi yaitu dalam proses pengajuan dan waktu yang dibutuhkan dalam menyelesaikan proses persetujuan deviasi, membuat proses tersebut menjadi suatu proses yang transparan, mudah dilacak progress dan statusnya, serta memungkinkan untuk menyelesaikan seluruh proses persetujuan dalam waktu yang telah ditetapkan dalam standar tingkat pelayanan yang disepakati.

c.       FAMS (Fixed Asset  Mananagement System - Sistem Pengelolaan Aset Tetap)

Suatu Aplikasi intranet yang digunakan sebagai media untuk mengelola aktiva  Perusahaan Multi Finance  Mulai dari  proses  pembelian , pengadaan, service , mutasi aktiva, perhitungan depresiasi asset dan penjualan aktiva  FAMS  juga, mengeluarkan laporan aktiva tetap  untuk memenuhi kebutuhan bagian accounting,

d.      ServiceDesk

Merupakan aplikasi berbasis web yang menjadi penghubung antara karyawan pengguna produk dan jasa teknologi informasi (user) dengan Divisi Teknologi Informasi. Dengan aplikasi ini, karyawan dapat berkonsultasi dan mengajukan permohonan bantuan maupun berkomunikasi dengan petugas Help Desk. Melalui catatan permohonan yang masuk, Divisi Teknologi Informasi dapat mengetahui setiap permasalahan yang dihadapi oleh user, serta secara cepat dapat membantu user dan memberikan layanan dengan kualitas yang terbaik.

e.       AD1REPORT

Aplikasi berbasis web yang menyediakan report untuk bagian accounting yaitu report yang mendukung data laporan keuangan perusahaan seperti General Ledger, Trial Balance, Report Cashflow, Report Laba Rugi, Konsol dll.

f.       AD1SAP

Aplikasi  yang dibuat Untuk HRIS, Divisi Sumber Daya Manusia & Bagian Umum dengan didukung oleh Divisi Teknologi Informasi telah bekerja sama dalam mengembangkan fasilitas baru pada tahun 2009 yaitu Ad1Sap-ESS/MSS, yang berfungsi sebagai media penyedia informasi mengenai karyawan, juga digunakan untuk melakukan penilaian kinerja secara on-line yang memungkinkan pelaksanaan proses dapat dikonsolidasikan dan hasilnya dapat diketahui oleh berbagai pihak terkait karena sudah dilakukan secara terpusat dan secara efisien.

Dengan fasilitas baru ini, setiap karyawan dapat melakukan akses dan mengetahui secara rinci data-data tentang dirinya yang terdapat di Divisi Sumber Daya Manusia & Bagian Umum, serta dapat memperbaharuinya jika terdapat kekeliruan dari data tersebut dengan melaporkan terlebih dahulu kepada divisi ini.

2.      Sistem Informasi untuk memenuhi kebutuhan Nasabah dan Dealer

a.      Ad1Gate Dealer

Ad1Gate Dealer adalah aplikasi berbasis Web dari Perusahaan Multi Finance yang diperuntukkan dan digunakan oleh dealer untuk kebutuhan informasi dan pelayanan bagi dealer yang dapat diakses melalui internet. Sistem yang berfungsi untuk memberikan informasi mengenai tracking order konsumen berdasarkan dealer tertentu secara real-time. Selain berfungsi sebagai tracking system, sistem ini juga menawarkan kepada dealer terpilih untuk dapat secara langsung melakukan entry order apabila terdapat calon konsumen yang ingin membeli kendaraan bermotor secara kredit dan secara real-time, order tersebut akan tersambung pada sistem Ad1Sys.Online, yang mana data tersebut dapat langsung ditindaklanjuti oleh Marketing Head perusahaan. AD1gate juga memberikan informasi mengenai pembayaran unit dan komisi langsung yang diterima dealer

b.      SMS Engine

merupakan layanan terhadap konsumen dan dealer, yang mana jenis layanan ini bisa berfungsi sebagai reminder pembayaran kepada konsumen atau penyampaian informasi atas persetujuan pembiayaan kepada dealer dan konsumen. SMS Engine juga sudah digunakan untuk proses mengeksekusi unit kendaraan bermotor dari konsumen yang menunggak, yang mana sistem ini digunakan oleh Divisi Manajemen Pemulihan Aktiva sehingga proses eksekusi unit kendaraan bermotor tersebut dapat dilakukan dengan cepat dan berdasarkan data yang terpercaya.

c.       Aplikasi Akses

Aplikasi layanan via mobile phone bagi nasabah Perusahaan Multi Finance dimanapun dan kapanpun. Didalamnya terdapat fitur Informasi nasabah (informasi detail nasabah, informasi objek pembiayaan, dan Informasi angsuran), Lokasi pembayaran terdekat serta fitur dering Perusahaan Multi Finance

3.      Maintenance dan Pengamanan Sistem Informasi Perusahaan

Perusahaan Multi Finance saat ini  memiliki 2 Data Center

·         Data Center TBS Physical 93, Virtual 352 dan Cloud 69

·         Data Center SBY Physical 56 dan virtual 175

Ruangan  untuk kedua data center telah sesuai dengan standart server baik di DC (TBS, Lintas artha) dan DRC (SBY, Telkom Sigma). Untuk ruangan data center  dilengkapi dengan raised floor, smoke detector, dan fire alarm dan dimonitoring terus menurus dan sudah menjadi job desk day to day operator data center.

Pada data center terdapat 2 buah firewall yang mengatur akses ke dalam dan  keluar sistem intranet, dimana untuk mengatur akses dari luar  segment server tapi masih dalam lingkup intranet. Perusahaan multi finance menggunakan firewall tipe juniper ISG 2000 difungsikan untuk firewall Internal F-Tier 2. Akses (policy) siapa saja yang berhak mengakses ke dalam ruang Farm Server atau ruang Data Centre dan juga terdapat di Disaster Recovery Center  (DRC) yang terdapat di daerah Perumahan Alam Sutera Tangerang. Karena sifatnya modular, solusi ini memungkinkan untuk menambah keamanan Gateway dengan kemampuan Intrussion Detection and Prevention (IDP).

 Perusahaan Multi Finance  juga telah melengkapi sistem teknologi informasinya dengan mekanisme pemulihan cepat seandainya terjadi gangguan pada sistem. Kerusakan atau bencana dapat terjadi karena bencana alam seperti banjir dan kebakaran atau kerusakan sistem produksi. Perusahaan Multi Finance memahami bahwa kegiatan operasional bisnis tergantung sepenuhnya pada ketersediaan sistem informasi.

Divisi Teknologi Informasi melakukan pengembangan dan perbaikan arsitektur jaringan perusahaan dan mengimplementasikan sejumlah perangkat pengaman jaringan dengan kualitas yang memenuhi standar keamanan ISO 27001. Divisi Teknologi Informasi terus berusaha untuk mencapai tingkat keamanan jaringan yang ditentukan.

Beberapa alternatif sistem pengaman yang antara lain dijabarkan sebagai berikut:

a.       Membangun konfigurasi server dan database yang handal dengan sistem clustering yang secara cerdas tetap beroperasi di saat sebagian perangkat tidak berfungsi normal.

b.      Merancang konsep redundan untuk hardware atau infrastruktur yang kritikal.

c.       Membangun Pusat Pemulihan terhadap Bencana (Disaster Recovery Center) di lokasi dengan jarak dan kondisi menurut Standar Keamanan perusahaan (ISO 27001) yang didukung oleh pelaksanaan uji coba perencanaan pemulihan secara berkala yang memungkinkan pengaktifan sarana cadangan di lokasi pemulihan dalam toleransi waktu yang telah disepakati.

d.      Membangun rencana keberlangsungan usaha (business continuity plan) untuk melindungi seluruh aset teknologi informasi termasuk  personil dan menguji cobanya secara berkala.

4.4  Sumber Daya Sistem Informasi Perusahaan Multi Finance  

Berikut ini adalah identifikasi bagian-bagian  yang termasuk dalam sumber daya manusia,  hardware,  software, data, serta sumber daya  network  dan produk informasi dalam perancangan IT  dan SI  Perusahaan Multi Finance  

a.      Sumber Daya Manusia

Hingga akhir tahun 2015, jumlah SDM di bidang teknologi informasi mencapai 113 orang. Jumlah tersebut masih memadai, mengingat kompetensi yang dimiliki beragam dan mampu memenuhi kebutuhan yang ada.

Terdiri dari beberapa bagian  Team IT

§  Team IT Operator Network dan server, Pengguna informasi Team  Helpdesk IT, Cabang dan Tim Data center

§  Team  Help Desk IT, Pengguna informasi keluhan dari cabang dan Area

§  Team  App Basis, Pengguna informasi Tim IT Operation untuk mengetahui season database yang lagi tinggi

§  Team IT  Integration, Pengguna informasi Tim IT Operation yang digunakan untuk mengetahui scheduler (SSIS atau OGG) yang tidak berjalan

Pengguna  terdiri dari: Karyawan, Nasabah, Dealer, Manajer Up sehingga Direktur Utama

b.      Sumber Daya Hardware

1.      PC

2.      TC

3.      Printer LQ

4.      Printer LX

5.      Notebook

6.      Server

7.      Switch 48

8.      Switch 24

9.      Switch 16

10.  Switch 8 

11.  Barcode Printer

12.  Barcode Scanner

13.  Printer Queing

14.  Scanner

15.  Printer IP277

16.  UPS

Perangkat computer

Ø  RAM 2 GB

Ø  HD

c.       Sumber daya Software

Software sistem:

Ø  Adisys Online

Software aplikasi:

Ø  Program, terdiri dari:

·         DBMS Windows

·         Program pemasukan data

·         Pemrosesan penjualan

·         OAS

·         OLAP (Online Analytical Processing)

·         DBMS Microsoft SQL Server

·         Analisis penjualan

·         Oracle

·         Analisa kredit (BRMS Kredit)

Ø  Prosedur terdiri dari:

·         Input data menggunakan aplikasi AOL

·         Input data dari mobile MS2

·         Pengiriman data surveyor ke MS2

·         Transaksi penjualan

·         Penggunaan dan distribusi output

·         Prosedur back up

·         Prosedur pengendalian

·         Prosedur koreksi

·         Prosedur pengiriman data untuk dilakukan pembayaran (Auto Jurnal)

·         Prosedure pembayaran Product

·         dll

d.      Sumber daya data

Sumber daya data terdiri dari

·         Data pelanggan AKtif dan Non Aktif

·         Data produk

·         Data gross profit

·         Data transaksi

·         Data inventori

·         Data stok on hand

·         Data penjualan

·         Data dukcapil

·         Data pefindo

·         Data BPKB

e.       Sumber daya Jaringan

Sistem informasi tersebut terkoneksi dengan jaringan komputer WAN milik Perusahaan Multi Finance menggunakan sistem VPN, dimana setiap kantor cabang terhubung ke kantor pusat menggunakan teknologi VPN. Sistem operasi jaringan VPN memungkinkan user /cabang dapat mengakses tanpa batasan jarak dan bisa mengkses sumber daya informasi  yang terpusat, Perusahaan Multi Finance juga menggunakan beberapa Internet Service Provider (ISP) yang digunakan untuk keperluan layanan VPN ini.

Topologi jaringan yang digunakan pada Perusahaan Multi Finance agar dapat berkomunkasi dengan kantor cabang, Regional Office (RO) ataupun dengan Pose (turunan dari RO), dimana setiap cabang atau RO telah menggunakan layanan VPN MPLS dari beberapa Internet Service Provider (ISP), seperti : Telkom, Icon+ (anak perusahaan PLN), XL dan ada juga yang menggunakan teknologi VSAT dari Sanatel, dengan bandwith yang beragam (tergantung dari kebutuhan dilokasi).

Topologi jaringan yang digunakan pada Perusahaan Multi Finance agar dapat berkomunkasi dengan kantor cabang, Regional Office (RO) ataupun dengan Pose (turunan dari RO), dimana setiap cabang atau RO telah menggunakan layanan VPN MPLS dari beberapa Internet Service Provider (ISP), seperti : Telkom, Icon+ (anak perusahaan PLN), XL dan ada juga yang menggunakan teknologi VSAT dari Sanatel, dengan bandwith yang beragam (tergantung dari kebutuhan dilokasi). Misalnya untuk cabang biasanya menggunakan 256 Kbps sampai dengan 512 Kbps, dan untuk Regional Office (RO) biasanya menggunakan bandwith 64 Kbps sampai dengan 128 Kbps, dan untuk Poc atau Pose sendiri hanya menggunakan layanan VPN Dial dengan otentikasi yang ada di Server Radius dengan mendaftarkan user yang akan menggunakan layanan VPN Dial ini, dengan kecepatan 56 Kbps (walaupun rata-ratanya adalah hanya 30 – 45 Kbps).

4.5  Manfaat Sistem Informasi Perusahaan Multi Finance

1.      Sistem informasi pada Perusahaan Multi Finance  telah mendukung secara  penuh dan optimal semua  proses usaha pembiayaan konsumen pada semua jaringan usaha mulai dari titik penjualan, titik pembayaran, pelunasan, serta pengambilan keputusan

2.      Memudahkan dan mempercepat proses-proses pekerjaan yang dilakukan di dalam perusahaan serta meningkatkan kualitas pekerjaan yang dilakukan karyawan yang terlibat.

3.      Sistem informasi yang ada dapat digunakan untuk mengetahui permasalahan  dan  membantu penyelesaian permasalahan yang dihadapi para user yaitu semua karyawan.

4.      Sistem informasi dapat digunakan secara optimal untuk menjaga dan  mengelola aset perusahaan

5.      Sistem informasi yang ada sesuai dengan perkembangan bisnis saat ini.

6.      Sistem informasi yang telah disediakan  mampu membuat Management,  karyawan, Nasabah, Dealer dan  mendapatkan informasi secara cepat dan akurat

4.6  Kelemahan Sistem Informasi Perusahaan Multi Finance

1.      Terkadang aplikasi sistem mejadi lambat dan mengalami error dikarenakan jaringan  lalu lintas yang  sedang  ramai . 

2.      Sistem tidak berkerja secara optimal  (Offline )

3.      Integrasi pengiriman data transaksi akuntansi kadang mengalami keterlambatan / delay

BAB V

PENUTUP

Kesimpulan

Saat  ini sistem informasi mempunyai peran yang sangat penting bagi perusahaan.  Sistem informasi memainkan peranan langsung dalam mencapai tujuan atau sasaran strategis dari perusahaan. Dengan adanya Sistem Informasi, maka produktivitas suatu organisasi atau perusahaan akan meningkat, serta dapat membuat suatu cara – cara baru dalam bisnis yang sulit ditiru oleh pesaing, karena pada dasarnya peranan Sistem Informasi bagi setiap perusahaan bersifat unik dan spesifik.  Sistem informasi membuat semua proses bisnis perusahaan menjadi lebih cepat, efisien dan efeketif serta membantu menejemen dalam pengambilan keputusan.

Sistem informasi pada Perusahaan Multi Finance   telah  mendukung semua operasional bisnis perusahaan,  mulai dari tahap awal yaitu proses usaha pembiayaan hingga pada pengambilan keputusan. Sistem informasi Perusahaan Multi Finance   selalu  berorientasi pada efisiensi kinerja operasional.  Sistem Informasi semua saling  terintegrasi agar operasional bisnis perusahaan dapat berjalan dengan semakin optimal dan semakin memberikan pelayanan yang terbaik kemudahan layanan bagi konsumen serta manfaat yang besar bagi mitra usaha.

Saran

1.      Perlu ditingkatkan perbaikan dalam jaringan system dan Integrasi data agar sistem informasi perusahaan dapat bekerja dengan optimal.

2.      Pembuatan aplikasi digital yang lengkap yang memberikan fitur - fitur mengenai pengenalan dan promosi produk-produk pembiayaan yang inovatif , simulasi kredit produk pembiayaan untuk konsumen/ nasabah, dan pengajuan kredit  secara online, mudah, dan cepat   supaya nasabah lebih   mengenal produk – produk  pembiayaan  Perusahaan Multi Finance   dan dapat langsung mengajukan permohonan kredit secara cepat dan mudah.  

REFERENCES

Anonim, 2015, Pentingnya Sistem Informasi Bagi Perusahaan : http://transisimedia.blogspot.co.id/2016/05/pentingnya-sistem-informasi-bagi.html, diakses pada 17 Maret 2017

Management  Perusahaan Multi Finance , 2010. Laporan Tahunan  Perusahaan Multi Finance 2019.

Management Perusahaan Multi Finance , 2016. Laporan Tahunan Perusahaan Multi Finance 2015.

Roberto Kaban, 2015, Pengertian Data, Informasi sistem, Sistem Informasi dan Sistem Informasi Manajemen: http://robertokaban.blogspot.co.id/2014/03/pengertian-data-informasi-sistem-sistem.html, diakses pada 12 April 2017

Wikipedia, Sistem Informasi : https://id.wikipedia.org/wiki/Sistem_informasi, diakses pada 12 April 2017

Anonim, 2011, Pengertian Sistem Informasi : http://www.sarjanaku.com/2012/11/pengertian-sistem-informasi-menurut.html, diakses pada 13 April 2017.

Arief, 2013, Konsep Dasar Sistem Informasi : http://informatika.web.id/konsep-dasar-sistem-informasi.htm, diakses pada 13 April 2017.

Gisagisni, 2014, Konsep Sistem Informasi James O’Brien : https://gisagisni.wordpress.com/2014/03/25/konsep-sistem-informasi-james-obrien/, diakses pada 13 April 2017.

Puspita Juni, et.al, Mengenal Lebih Dekat Jaringan Wide Area Network (WAN) : scribd-download.com/download/wan-kel7_58c9f9fcee34352a776827cf_pdf, diakses pada 11 Maret 2017.